Im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ veröffentlicht.

kurz: GoBD

Grundlage der GoBD stellen die ‚Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)‘ dar, die sich aus steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften und Anforderungen ergeben.

Die GoBD stellen Regelungen dar, an denen sich Unternehmen (dringend) orientieren sollten. Gemäß den GoBD haben Unternehmen folgende Grundsätze zu beachten, für ihren Betrieb zu dokumentieren und umzusetzen:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsatz der Vollständigkeit
  • Grundsatz der Richtigkeit
  • Grundsatz der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen
  • Grundsatz der Ordnung
  • Grundsatz der Unveränderbarkeit.

Verfahrensdokumentation

Unternehmen haben gemäß der Vorgaben des BMF-Schreibens vom 28.11.2019 (GoBD) eine ‚Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive der Vernichtung von Papierbelegen‘ zu erstellen, umsetzen und auf Nachfrage vorzulegen.

Beispielhaft sind zu dokumentieren:

  • der Weg/Nachweis von Belegen vom Eingang bis zur Vernichtung nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
  • verwendete Hard- und Software
  • Organisation und Internes Kontrollsystem
  • Datenschutz
  • Zuständigkeiten (Verantwortliche und Bearbeiter sämtlicher Prozesse)

Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den GoBD finden Sie auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums.

Unterstützung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Wir unterstützen Unternehmen bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen. Unser Leistungsangebot finden Sie unter Leistungen > Controllingsystem | IKS