Controllingsystem | IKS | Verfahrensdokumentation | Tax CMS
Die Anforderungen an Unternehmen steigen unaufhörlich. Es gibt permanent neue und verschärfte Gesetze, Vorschriften und Richtlinien. Verbunden sind diese meist mit zunehmenden Sanktionen und Strafen bei deren Nichteinhaltung. Im schlimmsten Fall kann dies zum unternehmerischen Aus führen. … und dazu kommt der meist schon überfüllte Alltag von Unternehmerinnen und Unternehmern.
Eigene unternehmerische Regelwerke
Hier helfen auf das eigene Unternehmen zugeschnittene Regelwerke. Sie sind teils gesetzlich oder per Richtlinien vorgeschrieben (unter anderem das datenschutzrechtliche Verfahrensverzeichnis nach der DS-GVO oder die Verfahrensdokumentation gemäß den GoBD). Darüber hinaus gibt es freiwillig zu erstellende Dokumente, wie ein Internes Kontrollsystem oder ein Tax CMS.
Grundsätzlich sollten alle Unternehmen, gleich welcher Größenordnung, die geforderten wie freiwilligen Dokumentationen erarbeiten und umsetzen. Dies betrifft die gewerbliche, freiberufliche und land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit gleichermaßen. Selbstverständlich hängen Aufwand der Erarbeitung, notwendige Inhalte und Umfang von Betriebsgröße, jeweiligen Buchführungspflichten, technischer Ausstattung etc. ab.
Unsere Unterstützung für Sie
Wir unterstützen Sie gern bei der Erarbeitung und Implementierung der betriebsinternen Systeme bzw. Dokumente. Wir konzentrieren uns dabei auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Institutionen.
Controlling-System
Mangelhafte oder fehlende Kenntnisse über die Situation des eigenen Unternehmens sowie Betriebsblindheit können sich zu einem unternehmerischen Risiko entwickeln. Ein betriebsinternes Controlling kann dem entgegenwirken.
Controlling ist ein Kontroll-, Steuerungs- und Koordinierungssystem im Betrieb und im Wesentlichen auf die Erfolgs- und Liquiditätssteuerung des Unternehmens gerichtet. Die Steigerung der Effizienz im Unternehmen, die Zukunftssicherung und Kundenorientierung sind dabei wichtige Zielstellungen.
Für die praktische Umsetzung des Controllings sollte jedes Unternehmen (vom Ein-Personen-Betrieb bis zum Konzern) ein Controlling-System entwickeln und anwenden. Damit verbundene Vorteile sind beispielgebend:
- Klarheit über Zahlen und Vorgänge des eigenen Unternehmens
- rechtzeitiges Erkennen von Schwachstellen und Risiken und Ergreifen von Maßnahmen zur Gegensteuerung
- Umsatzoptimierung und Kostenminimierung
- Sicherung und Optimierung von Liquidität und Rentabilität
- Positive Beeinflussung von Kreditwürdigkeit / Rating
- Optimierung von Prozessen, Betriebs- und Arbeitsabläufen sowie Personaleinsatz
Wesentliche Inhalte eines Controlling-Systems
Das Controlling-System berücksichtigt sowohl das operative (laufende, periodische und jährliche Maßnahmen) als auch das strategische Controlling.
- Analyse und Kurzdarstellung der Ist-Situation des Unternehmens
- SWOT-Analyse (Stärken / Schwächen / Chancen / Risiken)
- Definierung der Unternehmensziele
- Checklisten für Maßnahmen im operativen Controlling
- Checklisten für Maßnahmen im strategischen Controlling
- Kennzahlenbewertung (Erläuterung / Formeln / Richtwerte)
Berücksichtigung finden das Finanz-, Sortiments-, Auftrags-, Ressourcen-, Effizienz-, Risiko-, funktionales/Maßnahmen- und das strategische Controlling.
Unsere Leistung für Sie
Wir erstellen für Sie ein auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Controlling-System oder unterstützen Sie bei einer eigenständigen Entwicklung. Ebenfalls begleiten wir Sie bei der Implementierung des Systems in Ihrem Unternehmen.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Unter dem Internen Kontrollsystem versteht man die von der Geschäftsführung bzw. Inhabern eingeführten Regelungen (Grundsätze, Verfahren, Maßnahmen), die organisatorisch umgesetzt werden müssen zur
- Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften (Compliance)
- Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit (u.a. Gewinnerzielung, Rentabilität, Schutz des Vermögens)
- Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung
- Gewährleistung funktionierender und transparenter Geschäftsprozesse.
Das IKS dient als regulatives, organisatorisches und technisches Regelwerk der Einschätzung von Risiken, der Prävention vor Risiken/Schäden und der entsprechenden Abwehr für das Unternehmen. Dazu gehören rechtliche, finanzielle, leistungswirtschaftliche und strategische Risiken.
Die Notwendigkeit der Implementierung eines Internen Kontrollsystems ergibt sich zum Beispiel aus dem Handelsgesetzbuch und den GoBD.
Das IKS hat folgende Bestandteile:
- Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem)
- Regelungen zur Überwachung der Einhaltung dieser Reglungen (internes Überwachungssystem).
Unsere Leistung für Sie
Unsere Leistung umfasst die gemeinsame Erstellung eines Internen Kontrollsystems mit Geschäftsführungen und Inhabern sowie die Unterstützung bei der praktischen Umsetzung im Unternehmen.
In Abhängigkeit von der Spezifik des jeweiligen Unternehmens beziehen wir in der Regel alle wesentlichen Entscheidungsfelder eines Unternehmens ein. Dazu gehören insbesondere Geschäftsführung, Buchhaltung/Rechnungslegung, Personal, IT, Marketing, Lagerhaltung.
Es wird Bezug auf die Aufbau- und die Ablauforganisation des Betriebes genommen.
Verfahrensdokumentation
Nahezu alle Unternehmen haben eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, umzusetzen und auf Nachfrage vorzulegen. Grundlage bildet das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.
Im BMF-Schreiben ist dazu unter anderem ausgeführt:
„Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (…), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. …“
„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“…
„Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.“
Zu dokumentieren sind zum Beispiel der Weg/Nachweis von Belegen vom Eingang bis zur Vernichtung nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, verwendete Hard- und Software, Organisation und Internes Kontrollsystem, Datenschutz und Zuständigkeiten (Verantwortliche und Bearbeiter sämtlicher Prozesse).
Unternehmen haben in der Buchführung folgende Grundsätze zu beachten:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsatz der Vollständigkeit
- Grundsatz der Richtigkeit
- Grundsatz der zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen
- Grundsatz der Ordnung
- Grundsatz der Unveränderbarkeit.
Die Verfahrensdokumentation muss diese Grundsätze widerspiegeln.
Von den GoBD sind alle Steuerpflichtigen betroffen, die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten und somit ebenfalls Aufbewahrungspflichten nach Abgabenordnung, Einzelsteuergesetzen und/oder außersteuerlichen Pflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, unterliegen.
Steuerpflichtige können natürliche oder juristische Personen sein. Auf die konkrete Gewinnermittlungsart kommt es nicht an. Einbezogen sind buchführungspflichtige Unternehmen ebenso wie Unternehmen, die freiwillig Bücher führen oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung praktizieren.
Unsere Leistung für Sie
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation. Soweit hierbei steuerrechtliche Aspekte zu beachten sind, ziehen wir für eine ganzheitliche Umsetzung in Absprache mit Ihnen Vertreter der steuerberatenden Berufe hinzu.
Tax - Compliance Management System (Tax CMS)
Unternehmen haben die Umsetzung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu gewährleisten.
Ein Tax CMS kann das Bestreben nach deren Umsetzung dokumentieren und deren Einhaltung sicherstellen. In ihm sind die relevanten gesetzlichen und sonstigen Pflichten aufgeführt. Anhand dessen kann eine rechtskonforme Umsetzung erfolgen und kontrolliert werden.
Ein Tax CMS kann zudem einen positiven ‚justiziablen‘ Aspekt haben. Im Anwendungserlass zu § 153 Abgabenordnung (AO) ist ausgeführt:
„Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“
Sinn und Zweck eines Tax CMS
- systematische Schaffung von Voraussetzungen, Verstöße gegen definierte Pflichten zu vermeiden, zumindest jedoch zu minimieren
- buchhalterische und steuerliche Prozesse werden festgelegt, überwacht und können angepasst werden
- Regelverstöße können rechtzeitig erkannt und beseitigt werden
- gegenüber den Finanzbehörden wird der Wille dokumentiert, sich mit steuerliche Pflichten zu befassen sowie diese einzuhalten und umzusetzen
- positive Auswirkungen auf eine Betriebsprüfung
- möglicherweise Wertung als mildernder Umstand bei einem Ordnungswidrigkeiten- oder Strafverfahren sowie bei Haftungsfragen.
Unsere Leistung für Sie
Wir unterstützen Sie bei der Erarbeitung eines Tax CMS für Ihr Unternehmen. Soweit hierbei steuerrechtliche Aspekte zu beachten sind, ziehen wir für eine ganzheitliche Umsetzung in Absprache mit Ihnen Vertreter der steuerberatenden Berufe hinzu.
Mögliche Förderung
Unternehmer/innen können unter bestimmten Voraussetzungen eine geförderte Unternehmensberatung im Rahmen des Programms ‚Förderung von Unternehmensberatungen für KMU‘ in Anspruch nehmen.
Es ist vorstellbar, dass im Rahmen dieser Beratung hier benannte Regelwerke erstellt und in die Förderung der Gesamtberatungsleistung einbezogen werden können. Nähere Auskünfte hierzu geben bei Bedarf das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) bzw. die entsprechende Leitstelle.
Ihr Nutzen:
- Sie erfüllen mit der Erstellung und Umsetzung zumindest der gesetzlich geforderten Regelwerke Ihre unternehmerischen Pflichten
- der Besitz bestimmter Dokumentationen kann positive Auswirkungen auf die Kooperation und Verhandlungen mit Behörden, Kreditinstituten und Investoren haben
- Sie erhalten ein auf Ihre Bedürfnisse, Ihr Unternehmen/Institution und seine Größe abgestimmtes Werk
- Sie erhalten leicht verständliche Regelwerke, die Sie nicht belasten sondern praxisorientiert unterstützen
- wir haben den Blick von außen und helfen Ihnen durch eine objektive Sichtweise
Bei Interesse oder Fragen können Sie gern telefonisch unter 03 51 / 4 82 46 29 oder per E-Mail Kontakt zu uns aufnehmen